ASSISTANT EN GESTION ADMINISTRATIVE - H/F
INSERM
Postée il y a 21 jours
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Les missions du poste
Mission principale :
Au sein du cabinet de la présidence, vous exécutez des actes de gestion et/ou des actes administratifs courants sous la responsabilité de la Cheffe de cabinet.
Activités principales:
- Gérer les différents stocks de fournitures (bureaux, café, eau…) en lien avec les fournisseurs
- Traiter les bons de commande et les missions de la Direction générale et de l’APRS dans les outils de gestion financière
- Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d’activités du cabinet
- Aider à la gestion de l’agenda du Président- Directeur Général (Organiser des rendez-vous ou des réunions)
- Aider à la constitution des dossiers du Président- Directeur Général
- Saisir, traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser aux services concernés
- Assurer l’interface avec les départements de l’INSERM et les partenaires extérieurs
- Assurer l’accueil téléphonique : renseigner ou orienter, le cas échéant, les appels vers les personnes compétentes
- Rédaction de courriers et notes
- Effectuer des travaux de copie, de classement et d’archivage
- Suppléer les agents de l’équipe administrative du cabinet
Spécificité(s) et environnement du poste
- Pas de contrainte particulière
Le profil recherché
Connaissances :
- Connaître les techniques de secrétariat
- Procédures administratives et circuits internes
Savoir-faire :
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Savoir travailler en équipe
- Maîtriser les logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet
- Maîtriser l’anglais à l’oral et à l’écrit serait un plus
- Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
- Savoir prioriser, gérer l’urgence
Aptitudes :
- Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe
- Expression écrite et orale soignée
- Disponibilité, réactivité et polyvalence
- Capacités d’adaptation
- Sens de l’organisation et de la rigueur administrative
Expériences souhaitées :
- Expérience similaire appréciée
- Profil junior accepté
Niveau de diplôme et formations :
- BTS Assistante de direction/de manager apprécié ou équivalent
Pour en savoir + :
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• Sur la politique handicap : emploi.handicap@inserm.fr
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L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Structure :
Le cabinet du Président- Directeur Général a pour fonction d'organiser l'ensemble des échanges relatifs au travail du P-dg : préparation des RV, des dossiers, des interventions, échanges avec les partenaires institutionnels, prises de RV et gestion de l'agenda.